Archivage numérique : explications, bonnes pratiques et outils

Factures, contrats, e-mails, documents de travail ou encore relevés bancaires : les entreprises créent, reçoivent et manipulent un volume considérable de données numériques. Certaines sont particulièrement stratégiques : il faut les conserver dans des conditions sécurisées, tout en les gardant accessibles. L'archivage numérique, en tant que volet du Digital Asset Management, est incontournable à l'ère de la digitalisation. Le processus requiert de l'organisation, et des outils adaptés de type GED et SAE.

Qu'est-ce qu'un archivage numérique ?  

Un archivage numérique est un processus de stockage de fichiers au format électronique, dans un système organisé et sécurisé. Il existe divers supports d'archivage : les clés USB, les disques durs ou encore le cloud. L'archivage numérique doit garantir l'accès aux données, leur intégrité, leur traçabilité et leur pérennité.

Quel est le but d'effectuer l'archivage numérique ?

1 - Sécuriser les données

L'archivage numérique inclut un volet central de sécurisation des données. Les données sont mises en lieu sûr, pour les protéger contre trois risques : l'altération, la perte et le vol. Les enjeux liés à la sécurité sont primordiaux à plusieurs égards.

• Quand une entreprise traite des données personnelles considérées comme sensibles au sens du RGPD, l'obligation de confidentialité est renforcée. Un système d'archivage sécurisé, avec gestion des droits d'accès, est indispensable pour respecter cette obligation.
• Les systèmes d'information des entreprises sont des cibles potentielles pour les cybercriminels. Grâce à l'archivage numérique, les entreprises disposent d'une copie intègre de leurs données. En cas de cyberattaque, un accès aux données est maintenu.
• Le niveau de sécurisation des données influe sur la confiance accordée par les partenaires et par les clients de l'entreprise. Archiver numériquement, dans des conditions de sécurité élevées, permet de préserver son image de marque.